Mail Merge
Membuat surat secara massal dapat kita lakukan dengan memanfaatkan fitur Mail Merge di MS Word. Secara manual, kita bisa membuat surat walaupun dengan jumlah yang banyak (massal) dengan cara copy paste. Namun, hal tersebut akan terasa sulit jika kita memiliki ribuan data, maka kita akan kesulitan untuk memasukkan nama orang yang akan diundang/dikirimi surat. Sebagai contoh adalah, undangan untuk acara pernikahan, rapat untuk kantor pusat, dan lain-lain.
Selain sebagai aplikasi pengolah kata atau membuat dokumen, MS Word ternyata juga mampu dalam hal membuat surat atau undangan secara massal. Inilah salah satu kelebihan dari Microsoft Office Word. Surat yang kita buat bisa dicetak maupun dikirim via e-mail. Sangat berbeda dengan tempoe doeloe, ketika masih menggunakan mesin ketik dan pengiriman yang dilakukan dengan bantuan burung merpati. Surat menyurat via aplikasi Microsoft Word lebih mudah dan tidak repot. Di sini kita akan memanfaatkan tools Mailings pada tab menu MS Word.
Apa itu Mail Merge ?
Ada baiknya kita mengetahui definisi mail merge. Mungkin beberapa di antara kita masih sering bertanya, apa yang dimaksud dengan Mail Merge di dalam MS Word ?
Mail Merge adalah fasilitas di dalam MS Word untuk membuat surat atau dokumen dalam jumlah banyak dengan isi dokumen sama tapi tujuan pengiriman berbeda. Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label dan amplop terisi secara otomatis sesuai dengan record data sumbernya.
Source:http://dheetamsaputri.wordpress.com/2012/12/07/membuat-label-undangan-menggunakan-mail-merge-di-libreoffice-blankon/
Langkah-langkah membuat Mail Merge
Ada beberapa tahapan dalam membuat surat via MS Word, mengetik isi suratnya terdahulu lalu mengatur opsi alamat tujuan dengan field yang tersedia atau langsung membuat fieldnya terlebih dahulu lalu membuat isi suratnya. Namun di sini saya lebih suka untuk mengetik isi suratnya terlebih dahulu.
Mulailah mengetik isi surat, atur indentasi, style font, serta alignmentnya agar tampak rapi. Lalu jika sudah selesai, pada Ribbon Menu klik tab Mailings, lalu pada menu Start Mail Merge pilihSelect Recipients. Pilih Type New List maka akan muncul dialog box seperti berikut :
Klik Customize Columns untuk mengubah opsi default yang diberikan MS Word karena opsi tersebut terlalu banyak dan pasitinya berbahasa Inggris.
Pada kolom Customize Address List hapus semua field yang ada di dalam field names dengan cara meng-klik nama field dan pilih delete. Ketika semua sudah bersih maka kita membuat field baru sesuai dengan kebutuhan kita. Klik add dan tuliskan nama field. Atau cukup dengan mengklik rename dan ganti nama field tadi. Untuk contoh, saya akan membuat field nama, alamat, dan kota.
Setelah selesai klik OK, dan kita akan kembali pada kotak address list dengan nama field yang sudah kita modifikasi. Isilah dengan nama, alamat, serta kota calon penerima surat. Jika sudah selesai tambahkan penerima yang lain dengan mengklik New Entry atau tekan tombol Tab pada keyboard. Tekan OK jika semua calon penerima surat sudah kita masukkan dalam Address List.
Secara otomatis kotak Save akan muncul untuk menyimpan daftar penerima surat, silahkan isi nama file, sebagai contoh saya akan menamainya dengan daftar penerima.
Data alamat penerima dan isi surat sudah jadi, sekarang kita akan menghubungkannya dengan cara klik Insert Merge Field pada menu tab Write & Insert Field dan jangan lupa untuk meletakkan kursor di bawah tulisan Kepada yang Terhormat.
Klik nama field nama, dan lanjutkan menyisipkan field alamat, dan kota yang kita buat. Jangan lupa untuk menambhakan baris baru setelah menyisipkan tiap field.
Agar field-field yang sudah kita sisipkan tadi memunculkan datanya kita klik Preview Result di sebelah kanan menu Insert Merge Field tadi. Ganti angka di kolom sebelahnya untuk memunculkan data selanjutnya.
Untuk mencetak undangannya klik menuFinish & Merge.
Pilih opsi-opsinya dengan keterangan sebagai berikut :
All : Mencetak semua surat dengan data yang telah kita buat.
Current Record : Mencetak surat dengan data yang sedang aktif sekarang.
From to : Mencetak surat dengan data dari 1 ke …. (sesuai keinginan kita).
Manfaatkan fitur send e-mail messages untuk mengirimkan surat-surat tersebut via e-mail.
Dengan fitur Mail Merge ini, kita semakin dimudahkan untuk mengirim surat secara massaldalam waktu yang singkat.
Pada kolom Customize Address List hapus semua field yang ada di dalam field names dengan cara meng-klik nama field dan pilih delete. Ketika semua sudah bersih maka kita membuat field baru sesuai dengan kebutuhan kita. Klik add dan tuliskan nama field. Atau cukup dengan mengklik rename dan ganti nama field tadi. Untuk contoh, saya akan membuat field nama, alamat, dan kota.
Setelah selesai klik OK, dan kita akan kembali pada kotak address list dengan nama field yang sudah kita modifikasi. Isilah dengan nama, alamat, serta kota calon penerima surat. Jika sudah selesai tambahkan penerima yang lain dengan mengklik New Entry atau tekan tombol Tab pada keyboard. Tekan OK jika semua calon penerima surat sudah kita masukkan dalam Address List.
Secara otomatis kotak Save akan muncul untuk menyimpan daftar penerima surat, silahkan isi nama file, sebagai contoh saya akan menamainya dengan daftar penerima.
Data alamat penerima dan isi surat sudah jadi, sekarang kita akan menghubungkannya dengan cara klik Insert Merge Field pada menu tab Write & Insert Field dan jangan lupa untuk meletakkan kursor di bawah tulisan Kepada yang Terhormat.
Klik nama field nama, dan lanjutkan menyisipkan field alamat, dan kota yang kita buat. Jangan lupa untuk menambhakan baris baru setelah menyisipkan tiap field.
Untuk mencetak undangannya klik menuFinish & Merge.
Pilih opsi-opsinya dengan keterangan sebagai berikut :
All : Mencetak semua surat dengan data yang telah kita buat.
Current Record : Mencetak surat dengan data yang sedang aktif sekarang.
From to : Mencetak surat dengan data dari 1 ke …. (sesuai keinginan kita).
Manfaatkan fitur send e-mail messages untuk mengirimkan surat-surat tersebut via e-mail.
Dengan fitur Mail Merge ini, kita semakin dimudahkan untuk mengirim surat secara massaldalam waktu yang singkat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar